Rebecca Heijkoop-Verlek
Thematrekker Toekomstbestendige thuiszorg
Na een bezoek aan een cliënt in de wijk maken zorgmedewerkers een rapportage. Hierin beschrijven zij welke zorg is verleend en welke bijzonderheden ze hebben gezien. Deze informatie wordt gedeeld met collega’s en kan ook worden gelezen door de cliënt, familieleden en andere betrokken zorgverleners.
Het schrijven van een goede rapportage kost vaak veel tijd, vooral na een uitgebreid gesprek met een cliënt of familielid. Omdat rapportages vaak pas aan het einde van de dienst werden geschreven, bestond het risico dat belangrijke observaties werden vergeten of niet volledig werden vastgelegd. Daarnaast merkten teammanagers dat rapportages verschilden in spelling, opbouw en manier van schrijven.
Daarom is Waardeburgh gestart met Spraakgestuurd rapporteren. Met deze oplossing kunnen zorgverleners hun verslag direct inspreken na een bezoek aan een cliënt. De app zet de gesproken tekst automatisch om in een duidelijke en professioneel geschreven rapportage. Wanneer zorgverleners direct uitspreken wat zij hebben gedaan en waargenomen, ontstaat er bovendien vaker een gesprek met de cliënt. Dit geeft de cliënt meer inzicht in de rapportage en vergroot de betrokkenheid bij de eigen zorg.
"Het uitwerken van lange gesprekken kost tijd. Inspreken is veel efficiënter."Willemijn Jongeneel- de jong, Wijkverpleegkundige, Waardeburgh
Resultaten
Resultaten binnen Waardeburgh in de maand Juni 2026
61%
van de zorgverleners maakt gebruik van Spraakgestuurd Rapporteren
7763
rapporten in totaal gemaakt
Wat betekent dit voor
Inwoners
- Zorgverleners houden meer tijd over voor cliënten
- Rapportages zijn duidelijker, overzichtelijker en beter leesbaar voor de cliënt, familie en andere zorgverleners
- Meer betrokkenheid bij eigen zorg.
Zorgverleners
- Minder tijd kwijt aan administratieve taken
- Rapportages kunnen direct na een zorgmoment worden vastgelegd
- Ze krijgen op een toegankelijke manier een consistente en professionele rapportage.
Van typen naar inspreken
Voorheen typte een medewerker na ieder cliëntbezoek een rapportage op de telefoon of laptop. Bij uitgebreide rapportages gebeurde dat regelmatig pas aan het einde van de werkdag of zelfs thuis. Dat kostte tijd die medewerkers liever aan cliënten besteden.
Daarom startte Waardeburgh met spraakgestuurd rapporteren binnen de medewerkersapp. Medewerkers kunnen hun rapportage nu direct inspreken na een bezoek. Zo worden belangrijke observaties meteen vastgelegd, terwijl ze nog vers in het geheugen zitten.
Samen leren
De overstap naar deze nieuwe manier van werken vroeg om oefening. Medewerkers kregen trainingen en begeleiding van de projectleider en konden oefenen in een testomgeving met fictieve cliënten. Niet iedereen was direct enthousiast. Voor een aantal was het onwennig om hardop te rapporteren. Ook werkte de spraakherkenning in het begin nog niet altijd optimaal.
Door samen ervaringen uit te wisselen, veel te oefenen en de voordelen zichtbaar te maken, groeide het vertrouwen stap voor stap. Bovendien werd de techniek steeds beter, waardoor het gebruik makkelijker en prettiger werd.
Betere rapportages voor iedereen
Het grootste voordeel is de kwaliteit van de verslaglegging. Rapportages zijn duidelijker, consistenter en bevatten minder spel- en taalfouten. Dat is niet alleen prettig voor medewerkers, familieleden, huisartsen en andere betrokken zorgverleners die de rapportages lezen.
Daarnaast helpt spraakgestuurd rapporteren om sneller en eenvoudiger verslag te leggen. Hierdoor blijft er minder administratie over aan het einde van de dag en meer tijd voor persoonlijke aandacht en goede zorg voor cliënten.
Belangrijkste les? Neem medewerkers vanaf het begin mee in de verandering. Luister naar hun ervaringen, geef ruimte om te oefenen en vier de kleine successen. Juist door het samen te doen, wordt een nieuwe werkwijze uitgevoerd.
Lessen & inzichten
Pluspunten
- Het maken van uitgebreide rapportages kost veel minder tijd
- Rapportages zien er professioneler uit
- Het systeem is makkelijk te gebruiken
- Rapportages zijn overzichtelijker en beter gestructureerd.
Uitdagingen en knelpunten
- Verandering vraagt tijd en goede begeleiding
- Techniek werkte in het begin niet altijd goed
- Niet iedereen is meteen enthousiast over de nieuwe werkwijze
- In sommige situaties is het belangrijk bewust te kiezen wanneer je rapporteert.
Vragen? Zij weten alles over dit thema
Samenwerking
Waardeburgh
Bekijk website
VGZ Good practice
Dit praktijkvoorbeeld is gebaseerd op ervaringen bij Waardeburgh. Het is opgesteld volgens de richtlijnen van een VGZ Good Practice en laat zien hoe een bewezen succesvolle vernieuwing in de praktijk kan worden toegepast.